在餐飲企業管理中,采購是連接供應商與廚房、餐廳的關鍵環節,直接影響著菜品質量、成本控制和運營效率。一套科學、規范的采購工作流程,是保障餐廳穩定供應、實現盈利目標的重要基石。本文將系統解析餐飲企業管理的核心——采購工作流程。
一、 核心目標與原則
餐飲采購工作流程的核心目標是:以合理的成本,在正確的時間,獲取數量準確、質量合格的食材與物資。整個過程需遵循以下原則:
- 質量第一原則:確保所有采購物品符合食品安全標準與菜品風味要求。
- 成本控制原則:在保證質量的前提下,尋求最優性價比,有效控制運營成本。
- 適時適量原則:根據銷售預測、庫存狀況和食材特性(如保鮮期)確定采購量與采購時間,避免積壓浪費或供應短缺。
- 合規與廉潔原則:流程公開透明,供應商選擇公平公正,杜絕管理漏洞。
二、 標準采購工作流程(閉環管理)
一個完整的餐飲采購流程是一個從計劃到反饋的閉環系統,主要包含以下六個關鍵步驟:
步驟一:需求計劃與請購
這是流程的起點,由使用部門(如廚房、樓面、吧臺)發起。
- 庫存盤點:倉庫或廚房定期(如每日/每周)盤點現有物資。
- 需求提報:根據次日或下一周期的經營預測(預訂、歷史數據)、菜單計劃和實際消耗,由主廚或部門負責人填寫《采購申請單》,明確物品名稱、規格、需求量、急需程度及質量要求。
- 審核批準:《采購申請單》提交至餐飲部經理或財務成本控制人員審核,確認需求的必要性與預算符合性后,批準轉至采購部門。
步驟二:供應商選擇與詢價議價
采購部門根據批準后的請購單執行。
- 供應商管理:從經過資質審核的合格供應商名錄中選擇。名錄應包含多家供應商,定期評估其價格、質量、交貨及時性與服務。
- 詢價與比價:向選定的多家供應商發出詢價,對比報價單。對于大宗或重要原料,可進行招標或集中談判。
- 議價與確定:在質量對標的基礎上進行議價,綜合考慮價格、付款條件、配送服務等因素,初步確定供應商。
步驟三:訂單下達與合同確認
- 生成訂單:采購員制作正式的《采購訂單》,清晰列明品名、規格、數量、單價、總價、交貨時間與地點、質量要求等。
- 審批與發送:采購訂單需經采購經理或授權負責人審批,然后發送給選定的供應商確認。對于長期、大額合作,可能簽訂框架合同。
- 訂單跟進:與供應商確認接收訂單,并跟進生產或備貨進度。
步驟四:收貨與驗收
這是控制質量與數量的核心關口,需由采購、廚房(使用部門)、倉庫三方共同參與。
- 到貨核對:核對送貨單與采購訂單是否一致。
- 質量驗收:嚴格執行!檢查食材的新鮮度、外觀、包裝、生產日期/保質期、溫度(特別是冷鏈食品)等,必要時進行稱重、檢測。對于不符合標準的產品,堅決拒收或退回。
- 數量清點:準確清點收貨數量。
- 單據確認:驗收無誤后,驗收人員(如主廚或倉管)在送貨單上簽字確認,作為入庫和后續付款的依據。立即將合格食材分類存儲(冷藏、冷凍、干倉)。
步驟五:入庫、存儲與領用
- 及時入庫:倉庫管理員根據簽字的送貨單,將貨物登記入庫,更新庫存臺賬或系統數據,做到“賬實相符”。
- 科學存儲:遵循“先進先出”原則,按食材特性分區分類存放,確保儲存環境(溫濕度、衛生)符合要求,防止損耗變質。
- 規范領用:使用部門憑《領料單》領用,倉庫按單發貨,并再次更新庫存記錄。
步驟六:對賬、付款與流程評估
- 單據核對:財務部門定期(如每月)核對匯總的訂貨單、驗收單、供應商發票,確保三單一致。
- 審批付款:完成對賬后,按合同約定的付款周期和流程申請付款。
- 流程評估與反饋:采購部門需定期分析采購數據(如價格波動、供應商績效、食材損耗率),并將使用部門對食材質量的反饋納入對供應商的評估。這是一個循環改進的過程,旨在優化下一次的采購計劃與決策。
三、 餐飲采購流程管理的要點
- 權責分離:請購、采購、驗收、付款等關鍵環節應由不同部門或人員負責,形成內部牽制,防止舞弊。
- 書面化與標準化:所有步驟都應有標準的表單和記錄,確保流程可追溯、信息可查詢。
- 技術工具應用:采用餐飲ERP管理系統或采購軟件,可以極大地提升流程效率,實現庫存實時監控、需求自動生成、價格歷史比對和供應商在線管理。
- 關注市場與情報:采購人員應密切關注食材市場價格行情、季節性變化和新興供應商信息,為決策提供支持。
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對餐飲企業而言,采購絕非簡單的“買東西”,而是一個貫穿運營始終的戰略性管理流程。建立并嚴格執行一套權責清晰、環環相扣、注重質量與成本控制的采購工作流程,能夠有效穩定出品、降低成本、防范風險,最終為餐廳贏得市場競爭優勢奠定堅實的物質基礎。